定款認証の費用はどのくらい？必要書類やかかる日数・期間について解説
会社を立ち上げる際に必ず作成しなければならないのが定款です。定款は会社の根本的な規則を明示したもので、会社の発起人全員の同意を得なければいけません。
また、公証役場で認証を受けなければその効力が認められないため、定款認証に対する正しい理解は、必要不可欠といえるでしょう。
本記事では、定款認証の手続きや必要書類について解説します。
定款認証とは？
定款認証とは、正式な手続きを経て作成された原始定款であると公証人が証明する手続きを指します。
この手続きによって、定款の紛失における再発行、改ざんをされていないかのチェック、社内紛争などのリスク回避を防ぐことができます。
定款認証が必要な法人形態には、次の3種類があります。
- 株式会社
- 一般社団法人
- 一般財団法人
これらに対し、合同会社、合資会社、合名会社などの持分会社では、定款認証は不要です。
定款認証における手続きの流れ
定款認証を受ける際には、下記の手順で進めます。
1. 定款を作成する
2. 管轄の公証役場をチェックする
3. 公証役場にアポイントを取る
4. 定款認証を受ける
定款を作成する
まずは発起人らで話し合い、定款の原案を作成します。
定款の記載事項については、以下の3種類があります。
絶対的記載事項
絶対的記載事項は、以下の5つの内容を全て満たさなければいけません。一つでも欠けていると定款全体の効力を失うため、注意が必要です。
- 目的
- 商号
- 本店所在地
- 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
- 発起人の氏名又は名称及び住所
相対的記載事項
記載しなくても定款としては認められるが、記載がないと効力が生じないものを指します。具体的な事例としては、取締役会や監査役の設置、株式の権利制限などが挙げられます。
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任意的記載事項
定款以外で定めても、効力が発生する事項です。
具体的には、事業年度、服務規律、総会の開催時期などが挙げられます。
管轄の公証役場を確認する
次に、管轄の公証役場の確認を行いましょう。
なお、定款認証は会社の本店所在地管轄の法務局または地方法務局に所属する公証人でなければなりません。
仮に、管轄外の公証人に定款を認証してもらったとしても、その定款は無効となるので注意してください。
公証役場にアポイントを取る
定款を作成したら、公証役場に連絡を入れて認証手続きのための日程調整を行いましょう。公証役場に希望日時を伝え、実際にチェックする公証人や発起人全員もしくは代理人とのスケジュール調整を行います。
このとき、期日に持参するべき必要書類についても確認しておくとスムーズです。
また、役場や公証人によっては、事前に定款をFAXなどで送信するとチェックしてくれるところもあります。
定款認証を受ける
予約した日時に必要書類と手数料を持参し、公証役場へ出向き、定款認証を受けます。定款に不備があった場合には、修正を指示されることもあります。
軽微な修正はその場で行えますが、重大な瑕疵が見つかった場合には、発起人らで再度話し合いを要するケースもあります。この場合、再び公証役場を訪問しなくてはなりません。
定款認証の場面で必要になる定款は3通で、その内訳は以下の通りです。
- 公証役場保管用（原本）：1通
- 設立登記使用：1通
- 会社保存用：1通
定款認証の必要書類について
書面の定款について認証を受ける場合、次の物を準備しましょう。
|
定款 |
公証役場保管用（原本）、設立登記使用、会社保存用の合計3通 |
|---|---|
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発起人の印鑑証明書 |
3ヶ月以内に発行された、発起人全員分の印鑑証明書。発起人に法人が含まれている場合は、発行後3ヶ月以内の登記簿謄本と代表者の印鑑証明書の添付が必要 |
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発起人の実印 |
印鑑証明書に登録されている発起人全員分の実印を用意する |
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実質的支配者となるべき者の申請書 |
会社に実質的支配者が反社勢力でないことを証明することの申告書 |
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収入印紙 |
4万円分を用意し公証役場保管用の定款に貼付して消印を押す |
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委任状 |
発起人ではなく、代理人が公証役場で認証を受ける場合に必要 |
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身分証明書 |
実質的支配者の身分証明書（パスポート、運転免許証、個人番号カード等） |
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手数料 |
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定款認証の手続きでよくある質問
定款認証でよく挙がる必要な手数料や費用、所要日数といった疑問についての回答をまとめました。
定款認証の手数料や費用は資本金の額によって変わる？
定款認証は、公証役場保管用の定款に貼付する収入印紙とは別に、認証料金がかかります。定款認証の手数料は会社の資本金額によって変動し、その内訳は以下の通りです。
- 資本金100万円未満…3万円
- 資本金100万円以上300万円未満…4万円
- 上記以外の場合…5万円
定款認証は、合同会社も必要なのか？
合同会社などの持分会社については、公証人による定款認証は不要です。
ただし、金融機関での法人口座の開設、税務署や自治体への法人設立届出書の提出、許認可等の申請を行う際に、定款提出を求められるケースは多いです。
また、合同会社などの絶対的記載事項は、株式会社の場合と異なる部分があります。しっかり確認しましょう。
＜合同会社の絶対的記載事項＞
- 商号
- 事業目的
- 本店所在地
- 社員（出資者）の氏名および住所
- 社員（出資者）を有限責任社員とする旨
- 社員の出資およびその価額
定款認証にかかる日数や期間はどのくらい？
公証役場で認証を受ける場合、順調に進めば30分前後で手続きが終了します。
なお、公証役場の開館時間は、通常は平日9時～17時で、土日祝日は休みです。
また、定款認証を受け付ける時間は、この時間の中でもさらに限られている場合が多いため、注意しましょう。
定款認証を代理人に依頼する場合は？
原則として定款認証は発起人全員で行いますが、そのうちの一人が他の発起人の代理人となることも可能です。
代理人を立てる場合には、次の書類を準備し、代理人はそれらを公証役場に持参します。
- 代理人自身の本人確認書類（印鑑証明書など）
- 発起人から嘱託を受けたことを示す委任状
電子定款の認証方法は？
従来は書面による定款が一般的でしたが、現在は電磁的記録として作成された電子定款も認められています。電子定款は法務省が提供している専用のオンラインシステムを利用し、電子申請します。申請手順は以下の通りです。
1.作成した定款をPDFファイルに変換する
2.発起人のマイナンバーカードを取得し、電子証明書の交付手続きを行う
3.ICカードリーダライタで、電子証明書を読み取る
4.PDF化した定款に電子署名をする
5.法務局の「登記・供託オンライン申請システム」に利用登録し、申請総合ソフトをダウンロードする
6.公証役場に出向いて定款を受け取る
なお、作成された電子定款をオンラインで受け取ることはできないため、注意してください。また、公証役場に行く際には、以下の書類が必要になります。
- 電子定款の印刷物（2通）
- USBメモリ、CD－Rなどの電磁的記録媒体
- 発起人の印鑑証明書
- 発起人の実印
- 実質的支配者となるべき者の申請書
- 委任状
- 身分証明書
- 手数料
電子定款の場合、公証役場保管用の収入印紙代はかかりませんが、専用ソフトやカードリーダライタの導入におけるコストや手間、後日の訂正が容易でないなどのデメリットもあります。自社に適した方法を検討しましょう。
まとめ
定款認証は細かい確認事項がいくつもあり、手続きに不備があると定款の効力が失われることも。したがって、定款認証の手続きは慎重に行わなくてはなりません。
定款認証の手続きでわからない点がある方は、ぜひ当事務所がサポートいたします。
ご希望の方は下記ダイヤルまたはお問い合わせフォームまで、お気軽にご連絡ください。
