会社経営で欠かせない書類が株主名簿。

自分1人しか役員がいない場合でも必要であり、万が一、株主名簿の作成や保管を怠ったことが発覚すると、100万円以下の過料が課せられることがあります。今回は、この株式名簿の作成方法や保管場所、変更方法について解説します。

株主名簿とは、名前の通り、株主すべてを記載した名簿のことを言います。

株主の氏名、住所、保有株数、株式取得日など、詳細な情報が書かれています。

会社法において、株主名簿は本店所在地に備え置くことが義務付けられています。なお、保管期間は株式会社であり続ける限り実質永久です。

それぞれ名称が似ているため混同しがちですが、株主リストは役員変更や法人解散、商号変更など変更登記申請の際に必要な書類です。記載項目も、株主の氏名、保有株式数、議決権数、議決権の割合と株主名簿と異なります。

また、株主が多い場合にはすべてを記載する必要はなく、上位10名または議決権上位2/3の少ない人数があれば問題ありません。

株主名簿記載事項証明書は、株主名簿記載事項を請求した株主に交付する書類のことです。

株主名簿の記載事項が記入されています。また、会社の代表取締役が署名や記名押印がされています。主に、株式発行をしない企業における株式譲渡を行う際に使われる書類です。

2019年4月以降、法人設立届出書の添付書類が簡略化され、株主名簿の添付が義務ではなくなりました。

そのため、つい最近、法人設立をした方は株主名簿を知らない方もいるかもしれません。

株主名簿は株券発行がなくても、1人社長の会社でも、すべての株式会社で作成しなければいけない書類です。原則、会社の代表者が作成します。作成や保管を怠ったことが発覚した場合は、会社法第976条に基づいて100万円以下の過料が課せられる恐れがあります。

株主名簿が見つからない、なくしてしまった場合は、早急に株主名簿を作成しましょう。記載項目さえ満たしていれば、記入形式は特に決まっていません。紙またはデータでしかるべき場所に保管しましょう。

なぜ、株主名簿が必要なのでしょうか。株主名簿を作成するメリットは、大きく以下の3つです。

株主リストは登記変更のときに添付が求められます。株主名簿と株主リストは明確に別の書類ですが、項目は重複する箇所が多いです。そのため、ゼロから株主リストを作成する手間が減ります。

開示請求は、株主名簿の正確性の確認、譲受人が「譲渡人=株主」であるかを確認することを目的として行われます。

基本的に、正当な理由である限りは開示請求を拒否することはできません。あらかじめ株主名簿を作成・保管しておけば、すみやかに開示請求に応じることができます。

株主が適切に管理されていないと、株式の相続などで不要なトラブルが発生し、事態が大きくなってしまうことも。株主名簿を作成しておけば、すぐさまズレを発見でき、早期に手続き漏れや当事者間の認識の相違を解消できます。

ここでは、株主名簿の記載事項とその作成方法について解説します。

株主になっている人の名前および住所を記入します。株主が法人なら本店所在地を記載します。また、株主が自分ひとりでも記載が必要なので注意しましょう。

株主が有する株式数と合わせて、普通株や優先株、劣後株など株式の種類を記載します。また、複数種類の株を持っている場合は、種類別に株式数を記載する必要があります。

その株主が株式を取得した年月日を記載します。

近年は、株券電子化により、紙の株券を発行していないケースが大半になっています。株券を発行している場合を除き、ここは記載の必要はありません。

また、質券の設定がある場合は、下記2つも記載しなければいけません。

• 質権者の氏名または名称及び住所
• 質権の目的である株式数

株式名簿の書き方に決まりはありませんが、一般的には下記のような様式で作成します。

株主名簿の作成や保管、開示請求の対応は煩雑です。これらの作業を株主名簿管理人に委託することも可能です。株主名簿管理人とは、株式会社にかわって株主名簿の作成、保管、その他付随する事務作業を行う機関を指します。株主名簿管理人になる資格は特に決まっていません。会社が小規模であれば司法書士が、規模の大きい会社は初見代行会社にあたる信託銀行が管理します。

株主名簿管理人の設置手順は、右記のとおりです。まず株主総会の特別決議を行い、株主名簿管理人を設置する旨を定款に定めます。次に取締役会を開催し、株主名簿管理人を決定します。株主名簿管理人と委任契約を締結することで、設置は完了です。

なお、株主名簿管理人を変更・廃止する場合も、同じく取締役会で決定します。

株主の住所や名前が変更した、相続や譲渡などで名義書換があった場合は、すみやかに株主名簿の変更が必要です。しかし、トラブル防止のためにも、1年または半年に1度など、定期的に株主名簿のチェック・更新を実施することをおすすめします。

家族経営など少人数で行っている中小企業であれば、あまり重要と感じないかもしれません。

しかし、株式譲渡や相続などが発生した時や開示請求があった時には必要になります。法人設立をしたら、本日紹介した様式を参考に作成しましょう。

川村会計事務所では、定款作成・変更、株主名簿の作成など法人設立のサポートを行っています。ご相談は無料です。まずは、お気軽にお問い合わせください。