電子帳簿保存法改正はいつから始まる？変更点や罰則についてわかりやすく解説
一定の条件を満たすと、帳簿や決算書、請求書、仕訳帳といった書類を電子で保存することが認められる「電子帳簿保存法」。
2022年1月に改正されることを知っていますか？
従来では、電子データ保存の運用開始3ヶ月前までに管轄の税務署に申請手続きをしなければいけませんでした。
しかし、手続きが煩雑なことから導入率が少ない状態でした。
今回の改正では、承認制度の廃止だけでなく、検索要件の緩和や事務処理要件の廃止など、抜本的な変更が生じています。
本記事では、電子帳簿保存法改正の狙いとポイント、違反した場合のペナルティ・罰則などについて解説します。
電子帳簿保存法改正とは？
2021年の1月1日より施行される電子帳簿保存法改正では、国税書類の電子保存が義務化されます。
ただし、電子保存ができない事由があると認められた場合には2年間の猶予が認められます。
電子帳簿保存法改正で何が変わる？変更点は？
今回の電子帳簿保存法改正で事業者は何をしなければいけないのでしょうか。
変更点は、大きく以下の5つになります。
承認制度の廃止
もっとも大きいのが承認制度の廃止です。
従来であれば、電子帳簿保存制度の導入において、3ヶ月前までに管轄の税務署までに申請を行い、承認を受ける必要がありました
しかし、今回の改正で承認の必要はなくなりました。
電子帳簿保存法で認められている形式で電子書類を保存していれば、適用されるようになります。
タイムスタンプが一部不要に
2020年の改正では、電子データの保存を促進させるために、発行者のタイムスタンプ付与でOKになりました。
2022年ではスキャン保存したデータにおいて署名は不要で、また付与期間も3営業日から最長2ヶ月まで延長となります。
なお、データの修正や削除などの履歴が残るクラウドサービスを利用する場合は、タイムスタンプが不要となりました。
検索要件の緩和
従来では、取引年月日、取引金額、勘定科目、取引先など、複数の検索要件をすべて満たさなければいけませんでした。
しかし、この度の改正で取引年月日、取引金額、取引先の3項目に緩和されました。
電子取引データの保管義務
電子帳簿保存法において、電子取引したデータは紙保存や紙への出力が認められません。
電子帳簿保存法の要件を満たす保存方法での保管が求められます。
過少申告加算税の軽減措置適用
「検索機能」「訂正削除履歴の保存」「帳簿間での記録事項の相互関連性」など、国税庁が定める要件を満たすと、過少申告加算税が5%軽減されます。（ただし、故意の隠ぺいまたは仮装を除く）
電子帳簿保存法が改正された背景・目的
電子帳簿保存法はたびたび改正されていますが、今回は異例とも言える抜本的な見直しです。
なぜ、今回これほどまでに大きな改正に踏み切ったのでしょうか。
それは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴って明確になったデジタル化の遅れです。
ラクスの調査によれば、電子帳簿保存の導入率も19.0%と半数にも達していません。
参照：ラクス、「電子帳簿保存法への対応状況」について実態調査 “紙・はんこ問題”解決につながる「電帳法」、約8割が未対応
電子帳簿保存法改正の注意点
ここでは、電子帳簿保存法改正における注意点について解説します。
電子帳簿保存法改正とインボイス制度の関係について
インボイス制度は、正確な経理処理が行えるように作られた制度です。
「適格請求書等保存方式」とも呼びます。
インボイス制度では、取引内容や消費税率、消費税額などの項目を記載した請求書の発行・保存が義務付けられます。
電子帳簿保存法改正は、帳簿や決算書、請求書、仕訳帳などの書類の電子保存に関する法改正であり、直接的な関係はありません。
電子帳簿保存法改正は個人事業主・フリーランスに影響はある？
2022年の1月の電子帳簿保存法改正は、個人事業主に直接的な影響は及ぼしません。
ただし、オンラインで他社から送付された請求書や納品書は、スキャンや印刷せずにデータ上で保管する必要があります。
電子帳簿保存法改正の猶予期間
2021年1月1日より、電子帳簿保存法が改正されますが、システムの改修や準備が間に合わない企業を考慮し、2年の猶予期間が設けられました。
電子帳簿保存法改正のペナルティ・罰則について
今回の改正で罰則規定が強化されました。
まず、電磁的記録に関連する不正処理に関しては、通常の重加算税に10%上乗せで加重されます。
また、電子帳簿保存法で規定されている青色申告の承認取り消しについては、2022年1月から2年間の猶予があるため、紙保存でも適正な処理を行っていれば実行されることはありません。
しかし、猶予期間が終われば電子保存は義務化になるため、早めのうちに準備しておくことを推奨します。
電子帳簿保存法改正の対象書類
電子帳簿保存法で対象となる書類は下記です。
| 帳簿書類 | 決算書類 | 取引契約書類 |
|
・仕分帳 ・出納帳 ・売掛金元帳 ・買掛金元帳 ・固定資産台帳 ・売上帳 ・仕入帳 など |
・棚卸表 ・貸借対照表 ・損益計算書 など |
・注文書 ・契約書 ・領収書 ・見積書 など |
書類の保存方法
電子保存の方法には、大きく「電磁的記録による保存」、「スキャナ保存」、「電子取引によって授受したデータの保存」の3つがあります。
電磁的記録による保存
自身がパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末で作成し、それを端末、DVDやUSBメモリ、クラウドなどに保存する形式を指します。
スキャナ保存
紙の書類をスキャナーで電子データとして書き出す保存形式です。
スキャナによって改ざんや書き換えを防ぐため、タイムスタンプの付与をする必要があります。
いずれの方法においても、保存する際は、一定の要件を満たす必要があります。保存要件に関しては、国税庁が公開している下記URLをご覧ください。
参考資料：電子帳簿保存法が改正されました
まとめ
最新の電子帳簿保存法改正は、今まで以上に電子化のハードルが下がる内容となりました。
これを機に、税務書類、契約書類、決算書類のペーパーレス化を検討しましょう。
当事務所では、電子帳簿保存法改正に関するご相談も承っております。
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